Сотрудник уволился: как сохранить рабочую почту и закрыть доступ

Сначала определите владельца аккаунта

Проверьте, принадлежит ли ящик организации в корпоративном сервисе. Личный аккаунт сотрудника и управляемый рабочий ящик требуют разных процедур. Доступ к чужой личной переписке нельзя автоматически считать частью передачи рабочего места.

До отключения согласуйте ответственного за клиентов, архив и действующие задачи. Если порядок передачи ограничен внутренними правилами или условиями хранения данных, действуйте по ним; техническая настройка не заменяет такое решение.

Какие доступы закрыть

• Изменить рабочий пароль и доступные способы восстановления.
• Отозвать активные сеансы, токены и пароли приложений по возможностям сервиса.
• Проверить переадресации, делегированный доступ и подключения сторонних приложений.
• Сменить доступ к сайту, CRM, домену и другим системам, если сотрудник ими управлял.

Для нового менеджера создайте собственный аккаунт. Передача общего пароля затрудняет понимание, кто выполнил действие. Общие адреса отдела лучше организовать предусмотренным провайдером способом.

Как сохранить клиентские обращения

Согласуйте архив, назначьте получателя новых писем и настройте автоответ при необходимости. Проверьте письмо извне, ответ нового ответственного и доступ к нужной истории. Переадресация не гарантирует перенос старых сообщений.

О принципах владения сервисами рассказываю в статье о домене и доступах. Если компания одновременно меняет провайдера, используйте план переноса почты. Результат передачи должен быть понятен: кто получает новые письма и кто имеет доступ к архиву.

Частые вопросы